Abfassung eines Protokoll´s

Protokolle haben grundsätzlich die Aufgabe, abgelaufene Prozesse so festzuhalten, dass sie zu einem späteren Zeitpunkt zum Zweck der Diskussion und Information wieder in Erinnerung gerufen werden können. Insofern sind sie für alle Arbeitsprozesse, an denen mehrere Personen beteiligt sind und deren kontinuierlicher Fortgang sichergestellt werden soll, unverzichtbar. Protokolle halten die sachlich-thematische Seite eines Arbeitsprozesses so fest, dass auch Personen, die an der protokollierten Sequenz nicht teilgenommen haben, damit weiterarbeiten können.

Hier einige Tipps, die die Last des Protokollierens etwas erleichtern:

Neben der Berücksichtigung von bestimmten Formalien, wie

ist es vor allen wichtig, vorweg Klarheit darüber zu haben, welchem Zweck das Protokoll dienen soll.

Geht es darum, den gesamten Ablauf eines Gespräches oder einer Diskussion noch einmal wieder besprechen zu können, dann ist es sinnvoll, ein Verlaufsprotokoll anzufertigen.
Darin wird der Verlauf einer Diskussion in den wesentlichen Bestandteilen (Hauptpunkten) festgehalten. Es dient als Gedächtnisstütze und Hilfsmittel für die Auswertung. Oft sind auch Zusatzinformationen enthalten, die evtl. für den Ausgang der Diskussion im Endeffekt nicht entscheidend sind. Die Kriterien zur Auswahl der Beiträge müssen vorher von der Gruppe geklärt werden (ansonsten entscheidet der/die ProtokollantIn). Bei Seminarprotokollen empfiehlt sich ein systematischer Aufbau; bei Verhandlungsprotokollen ein chronologischer Aufbau.

Oft ist es jedoch nur wichtig, die Ergebnisse einer Diskussion festzuhalten, um bei der Arbeit der nächsten Sitzung daran anknüpfen zu können. Dann wird ein Ergebnisprotokoll erstellt. Hier werden die Ergebnisse einer Diskussion festgehalten (Beschlüsse aufgrund von Anträgen, Abstimmungsergebnisse, Punkte, die sich aus der Diskussion ergeben haben).
Die Wiedergabe sollte möglichst kurz, aber präzise sein. Es empfiehlt sich, in der Diskussion die Ergebnisse kurz zu wiederholen oder aber während der Diskussion immer dann, wenn ein konkretes Ergebnis erreicht ist.

Sollen sowohl Ergebnisse als auch die wichtigsten Gedanken, die zu diesem Ergebnis geführt haben, erfasst werden, dann wird ein erweitertes Ergebnisprotokoll angefertigt. Im Unterschied zum Ergebnisprotokoll werden hier auch die Argumente dargestellt, die zu den Ergebnissen geführt haben.

In ganz seltenen Fällen, wie z. B. Sitzungen beschlussfassender Gremien, ist es wichtig, den genauen Wortlaut aller Redebeiträge festzuhalten. In diesem Fall ist ein Wortprotokoll anzufertigen. Es enthält die möglichst wortgetreue Wiedergabe der Diskussionsbeiträge in ihrer zeitlichen Reihenfolge. Es empfiehlt sich, technische Hilfsmittel (z. B.Tonband) zu benutzen.

Eine Sonderform des Protokolls ist das naturwissenschaftliche Versuchsprotokoll. Es muss neben der Aufgabenstellung den Versuchsaufbau, den Versuchsablauf, die Versuchsergebnisse und eine Deutung der Versuchsergebnisse enthalten.

Bei allen Protokollen ist es wichtig, dass nur solche Gedanken, Beiträge etc. aufgenommen werden, die in der entsprechenden Sitzung selbst geäußert worden sind. Ergänzungen und Erweiterungen des/der ProtokollantIn gehören nicht ins Protokoll oder sind deutlich als solche zu kennzeichnen.

Quelle: http://www.uni-bielefeld.de/zsb/studientechniken14.html

Zum Protokollanten

Das Protokoll ist von (einem oder mehreren) sachkundigen Teilnehmern der Versammlung, die entweder generell gewählt (Schriftführer) oder für die einzelne Veranstaltung extra benannt werden, anzufertigen. Der Versammlungsleiter sollte nicht gleichzeitig Protokollant sein.

Werden im Verlauf der Beratung wichtige Namen, Verweise oder spezielle Details vom Protokollanten (akustisch oder auch inhaltlich) nicht verstanden, ist nachzufragen. Falsche Scheu ist unangebracht, sie könnte zu Missverständnissen führen.

Aufgabe des Protokollanten ist es, Beschlüsse, Diskussionstendenzen bzw. Redebeiträge vollständig, neutral, objektiv und ohne persönliche Wertung wiederzugeben. Er ist nicht berechtigt, ihm oder dem Vorsitzenden nicht passende Meinungen oder Kritikpunkte im Protokoll wegzulassen oder zu verändern.

Ebenso sind die Teilnehmer verpflichtet, sich von der Richtigkeit des Protokolls zu überzeugen und gegebenenfalls bei der Protokollkontrolle Änderungen zu verlangen. Auch hier ist lebendige Elternarbeit nur durch die Fairness des Vorsitzenden und durch das Interesse der beteiligten Eltern möglich.

Wörtliche Redebeiträge müssen korrekt aufgeschrieben werden und sind als solche zu kennzeichnen. Sie dürfen nicht nach Belieben oder nach Gefühl verändert werden. Erforderlichenfalls ist sofort nachzufragen.
Bei Meinungsäußerungen, die sinngemäß wiedergegeben wurden, sollte der Autor genannt werden.

Beschlüsse sind ebenfalls wörtlich zu protokollieren. Vor der Abstimmung sollte der Beschlusstext noch einmal verlesen werden. Das Abstimmungsergebnis, z.B.: „ .. Ja Stimmen, .. Nein Stimmen und … Enthaltungen“ gehört zum Beschluss.

Das Protokoll ist vom Protokollanten und vom Versammlungsleiter zu unterschreiben.

Tonbandmitschnitte zur leichteren Erstellung von Protokollen sollten zu Beginn der Sitzung vereinbart werden. Sie sind grundsätzlich zulässig. Widerspricht ein Teilnehmer ausdrücklich, sollte ein Mitschnitt unterbleiben.

Hinweise zur Protokollbestätigung

In der nächsten Sitzung ist das Protokoll zu bestätigen. Dabei geht es nicht um einen neuen Meinungsaustausch, sondern ausschließlich darum, ob die Ergebnisse bzw. der Sitzungsverlauf richtig wiedergegeben wurden. Bei Einwänden wird diskutiert, abgestimmt und gegebenenfalls wird die entsprechende Stelle im Protokoll geändert.


Einwände gegen das Protokoll können auch schon vorher beim Protokollanten geltend gemacht werden. Spätestens mit der Protokollbestätigung ist dieses verbindlich.

Wenn die Versammlung am Protokoll Änderungen vornehmen lassen will, sollte sich der Protokollant nicht persönlich angegriffen fühlen. In Sitzungen mit hitzigen, oft gleichzeitigen Diskussionen ist es kaum möglich einzelne Meinungen richtig zu verstehen, auch sprechen manche Personen ziemlich durcheinander, so dass es einem einzelnen Protokollanten nicht möglich ist, alles detailliert wiederzugeben. In der Protokollbestätigung kann das ergänzt oder berichtigt werden. 

Quelle:  http://www.ler-sachsen.de/htm/Arbeitsmaterial/Teil4/4.5.htm

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